Sauvegarder Microsoft 365 : ce que Microsoft garde et ce qu'il ne sauvegarde pas

Vos fichiers et vos mails sont dans Microsoft 365, donc ils sont sauvegardés ? Non. Microsoft garde vos données disponibles et les protège contre ses propres pannes. Il ne conserve pas, pour vous, une copie qui résiste à une suppression découverte trop tard, à un rançongiciel ou à un compte administrateur compromis. Ce qu’il garde, il le garde pendant des délais précis : 93 jours pour un fichier supprimé, 14 jours par défaut pour un mail, 30 jours pour un compte utilisateur supprimé. Au-delà, c’est fini. Le modèle de responsabilité partagée de Microsoft le dit en une ligne : dans tous les services cloud, les données restent à la charge du client.

Cet article complète notre guide passer au cloud quand on est une PME et l’article sur la règle 3-2-1 et le test de restauration.

Ce que Microsoft garde, et pendant combien de temps

Chaque service a ses propres délais. Les voici, d’après la documentation de Microsoft, pour un abonnement sans règle de conservation ajoutée.

• Un fichier supprimé dans SharePoint ou OneDrive passe par une première corbeille, visible par l’utilisateur, puis par une seconde, réservée aux administrateurs. Les deux se partagent un délai total de 93 jours, puis le fichier est supprimé définitivement.
• Un espace OneDrive entier peut être ramené à son état d’il y a 30 jours au plus.
• Les versions d’un document : l’historique des versions est activé par défaut et conserve au moins 500 versions d’un même fichier. Utile pour revenir à une version saine, tant que le fichier existe encore.
• Un mail supprimé quitte les « Éléments supprimés » pour un dossier d’éléments récupérables, où il reste 14 jours par défaut. L’administrateur peut porter ce délai à 30 jours au plus.
• Un compte utilisateur supprimé peut être restauré avec ses données pendant 30 jours. Son OneDrive est conservé 30 jours par défaut, délai modifiable, puis part en corbeille pour 93 jours. Par défaut, le responsable hiérarchique du salarié y a accès pendant ce temps.
• Un abonnement qui s’arrête passe, pour la plupart des offres, par 30 jours « expiré » où tout fonctionne, puis 90 jours « désactivé » où seuls les administrateurs accèdent aux données, puis la suppression. Au plus tard 180 jours après la fin de l’abonnement, toutes les données sont effacées.

Ce que Microsoft ne sauvegarde pas

Microsoft conserve plusieurs copies physiques de vos données dans ses centres de données. C’est une protection contre la panne d’un disque ou d’un site, pas contre ce qui se passe de votre côté. Quatre situations échappent aux corbeilles.

La suppression découverte trop tard. Un dossier effacé en janvier et dont on s’aperçoit en mai a dépassé les 93 jours. Un mail supprimé il y a trois semaines a dépassé les 14 jours par défaut. Il n’y a plus rien à restaurer.

Le rançongiciel. Un rançongiciel est un logiciel malveillant qui chiffre les fichiers pour les rendre illisibles, puis réclame une rançon. Sur un poste qui synchronise OneDrive ou SharePoint, les fichiers chiffrés remplacent les fichiers sains et la synchronisation recopie le dégât dans le cloud. Les versions et la restauration de OneDrive peuvent aider, dans la limite de leurs délais.

Le compte administrateur compromis ou l’acte malveillant. Un administrateur peut vider la seconde corbeille avant la fin des 93 jours. Un attaquant qui obtient ce rôle a le même pouvoir. L’ANSSI, l’agence de l’État chargée de la sécurité informatique, constate que les attaquants cherchent précisément à rendre les sauvegardes indisponibles.

Le départ d’un salarié. Si son compte est supprimé sans transfert de ses fichiers, son OneDrive disparaît à la fin du délai de conservation. Les fichiers déposés dans SharePoint appartiennent au site, pas à la personne : ils restent.

Dans ces quatre cas, la seule réponse est une copie qui existe ailleurs que dans votre compte Microsoft 365.

Les règles de conservation : utiles, mais ce n’est pas une sauvegarde

Microsoft 365 permet, selon l’abonnement, de créer des règles de conservation : garder un contenu pendant une durée donnée, le supprimer à l’issue, ou les deux. Quand un utilisateur modifie ou supprime un fichier soumis à une règle, l’original est copié dans une bibliothèque cachée du site jusqu’à la fin de la durée fixée. Le principe de Microsoft : la conservation l’emporte sur la suppression, et la durée la plus longue gagne.

C’est un vrai filet pour l’erreur de manipulation et les obligations de conservation. Trois limites en font autre chose qu’une sauvegarde :

• Le contenu conservé reste dans votre compte Microsoft 365, sous les mêmes administrateurs que vos données.
• Une règle mal réglée supprime réellement le contenu à l’échéance.
• Une règle ne restaure rien en masse : récupérer des milliers de fichiers passe par les outils de recherche de conformité, pas par un clic.

Microsoft 365 Backup : ce que c’est, et ce que ce n’est pas

Microsoft propose son propre service de sauvegarde, Microsoft 365 Backup. Il couvre SharePoint, OneDrive et Exchange, avec une fenêtre de restauration réglable de 3 mois à 2 ans, des points de restauration toutes les 10 minutes sur les deux dernières semaines, et une facturation à l’usage de 0,15 dollar par gibioctet protégé et par mois, restaurations comprises. Les copies sont écrites en mode ajout seul : le service ne peut pas modifier une copie déjà écrite, ce qui protège contre un logiciel malveillant qui tenterait de corrompre les anciennes versions.

Deux limites :

• Les copies ne quittent pas l’infrastructure Microsoft et restent rattachées à votre compte. La restauration est rapide, mais du point de vue de la règle 3-2-1 de l’ANSSI, trois copies sur deux supports différents dont une hors ligne, c’est une limite : même fournisseur, même administration.
• Un administrateur peut supprimer les sauvegardes en désactivant le service. Microsoft prévoit un délai de grâce de 90 jours et des notifications à plusieurs administrateurs, mais le pouvoir de suppression existe.

Microsoft 365 Backup est donc une bonne deuxième copie, rapide à restaurer. Il ne remplace ni une copie séparée de votre compte Microsoft, sous d’autres identifiants, ni la copie hors ligne. Pour toute sauvegarde externalisée, le guide de l’ANSSI ajoute deux exigences : des copies localisées dans l’Union européenne et un chiffrement par un moyen propre à l’entreprise avant l’envoi.

Votre liste d’actions, dans l’ordre

1. Régler les délais que Microsoft laisse régler. Porter la conservation des mails supprimés de 14 à 30 jours, allonger celle du OneDrive des comptes supprimés, vérifier que la délégation d’accès au responsable hiérarchique est activée.
2. Écrire la procédure de départ d’un salarié. Transférer ses fichiers et sa boîte avant de supprimer le compte, ou bloquer le compte sans le supprimer tant que ce n’est pas fait.
3. Protéger les comptes d’administration. Double authentification, c’est-à-dire une confirmation sur le téléphone en plus du mot de passe, comptes d’administration séparés des comptes de travail, le moins d’administrateurs possible.
4. Mettre en place une sauvegarde séparée. Un service distinct de Microsoft 365, avec ses propres identifiants, qui copie SharePoint, OneDrive et Exchange. Puis une copie hors ligne, déconnectée après chaque sauvegarde.
5. Tester une restauration. Restaurer un dossier réel et une boîte mail vers un autre emplacement, chronométrer, consigner. Une sauvegarde jamais restaurée reste une hypothèse.
6. Exporter avant de résilier. En cas de changement d’abonnement ou de fournisseur, exporter les données avant la fin de l’abonnement, sans compter sur les 90 jours de désactivation.

Les questions courantes sur notre façon de travailler sont sur la page Questions.

Ce qu’Oviso fait sur ce sujet

Oviso met en place la sauvegarde de Microsoft 365 pour les PME du 13, du 83 et du 84 : réglage des délais de conservation, procédure de départ des salariés, sauvegarde séparée de SharePoint, OneDrive et Exchange, copie hors ligne, puis test de restauration avant la remise. Prix fixe après un relevé gratuit. Vous recevez un dossier remis à la direction : périmètre, fréquence, procédure de restauration, identifiants. La revue trimestrielle comprend une restauration test, planifiée : Oviso ne propose pas d’assistance immédiate en cas de panne.

Si vous ne savez pas ce qui resterait de vos fichiers Microsoft 365 après une suppression vieille de quatre mois ou un rançongiciel, décrivez votre situation : le relevé et le chiffrage sont gratuits.

Sources

• Microsoft Learn, Shared responsibility in the cloud.
• Microsoft Learn, Learn about retention for SharePoint and OneDrive : 93 jours sur les deux corbeilles, bibliothèque de conservation, 500 versions.
• Microsoft, Delete items from the site collection recycle bin : suppression définitive par l’administrateur.
• Microsoft, Restore your OneDrive : 30 derniers jours.
• Microsoft Learn, Recoverable Items folder in Exchange Online : 14 jours par défaut, 30 au plus.
• Microsoft Learn, Restore a user : 30 jours.
• Microsoft Learn, OneDrive retention and deletion : 30 jours par défaut, accès du responsable, puis corbeille 93 jours.
• Microsoft Learn, What happens when my Microsoft 365 for business subscription ends? : 30 jours expiré, 90 jours désactivé.
• Microsoft Learn, Data retention, deletion, and destruction in Microsoft 365 : effacement au plus tard 180 jours après la fin de l’abonnement.
• Microsoft Learn, Learn about retention policies and retention labels : la conservation l’emporte sur la suppression.
• Microsoft Learn, Overview of Microsoft 365 Backup : 3 mois à 2 ans, points toutes les 10 minutes, 0,15 dollar par Gio et par mois, ajout seul, délai de grâce de 90 jours.
• ANSSI, Sauvegarde des systèmes d’information : les fondamentaux, ANSSI-BP-100 version 1.1 : règle 3-2-1, attaquants visant les sauvegardes, externalisation.